項(xiàng)目管理部推出《項(xiàng)目組早晚例會(huì)管理辦法》
發(fā)布時(shí)間：2018-5-25 18:04:00
自從2017年以來(lái)，公司業(yè)務(wù)飛速發(fā)展，市場(chǎng)不斷傳來(lái)喜訊，在智慧礦山領(lǐng)域更是與多家大型礦企達(dá)成合作關(guān)系，公司上下全力以赴為實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)三五規(guī)劃目標(biāo)奮力拼搏。與此同時(shí)，如何有效提升公司管理水平，打造一支高效的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)就成為現(xiàn)階段公司急需面對(duì)和解決的問(wèn)題。
“公司部門(mén)管理自查”“管理中的七大浪費(fèi)”“禪道管理系統(tǒng)的應(yīng)用”等多個(gè)提升管理水平，打造高效管理團(tuán)隊(duì)的活動(dòng)與學(xué)習(xí)在公司陸續(xù)開(kāi)展。5月25日，項(xiàng)目管理部又推出一項(xiàng)例會(huì)管理制度《項(xiàng)目組早晚例會(huì)管理辦法》，以此來(lái)提升公司項(xiàng)目管理水平。
制度中提到：
開(kāi)會(huì) + 不落實(shí) = 零
布置工作 + 不檢查 = 零
抓住不落實(shí)的事 + 追究不落實(shí)的人 = 落實(shí)
項(xiàng)目管理部用簡(jiǎn)練的語(yǔ)言說(shuō)明了一個(gè)問(wèn)題，開(kāi)會(huì)是要達(dá)到管理目的，而不是為了開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì)。制度中還要求“項(xiàng)目組對(duì)會(huì)議必須做到高效開(kāi)會(huì)和結(jié)論落實(shí)與跟蹤?！笨梢?jiàn)項(xiàng)目管理部落實(shí)制度的決心。
制度中對(duì)早例會(huì)、晚例會(huì)的會(huì)議形式做了規(guī)定，對(duì)例會(huì)的記錄和跟蹤也做了詳細(xì)說(shuō)明，形成了相關(guān)的責(zé)任考核辦法。
制度中提到，早例會(huì)任務(wù)布置原則不允許跨天，如果是跨天任務(wù)不得超過(guò)2天，并必須明確當(dāng)天任務(wù)完成的程度和標(biāo)準(zhǔn)；同時(shí)要求將任務(wù)寫(xiě)到禪道項(xiàng)目管理系統(tǒng)的任務(wù)描述中；任務(wù)原則上不允許為多人，如果是多人任務(wù)，則必須明確主責(zé)任人和配合人，以及主責(zé)任人的完成標(biāo)準(zhǔn)和配合人的完成標(biāo)準(zhǔn)；任務(wù)需要與執(zhí)行人進(jìn)行確認(rèn)是否能夠完成；
制度中提到，晚例會(huì)是總結(jié)成果和問(wèn)題：今日任務(wù)是否完成？進(jìn)度如何？成果物是否達(dá)到布置時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)？任務(wù)進(jìn)行過(guò)程中有沒(méi)有遇到什么問(wèn)題？任務(wù)為什么沒(méi)有完成或延遲？原因是什么？今天是否有臨時(shí)任務(wù)？?jī)?nèi)容是什么？占用了多長(zhǎng)時(shí)間？成果物情況？誰(shuí)安排的？并由組內(nèi)成員輪流做《早晚例會(huì)會(huì)議記錄》；
在檢查方面，制度要求檢查實(shí)際成果物、禪道任務(wù)描述、晚例會(huì)匯報(bào)三者是否一致。
《項(xiàng)目組早晚例會(huì)管理辦法》制度的實(shí)施，進(jìn)一步完善了公司項(xiàng)目管理細(xì)節(jié)，提升了公司項(xiàng)目管理水平，是公司提高管理效率，打造高標(biāo)準(zhǔn)管理團(tuán)隊(duì)的一項(xiàng)重要舉措。
“管理”兩個(gè)字說(shuō)起來(lái)很簡(jiǎn)單，但做到真難。關(guān)于如何開(kāi)會(huì)、開(kāi)好會(huì)、開(kāi)有效的會(huì)，有一個(gè)“會(huì)議庭院原則”值得我們一起學(xué)習(xí)借薦。
“會(huì)議庭院原則”記住一個(gè)英語(yǔ)單詞，PATIO，這個(gè)英語(yǔ)單詞的中文意思是“庭院”。這個(gè)單詞的每一個(gè)首字母代表會(huì)議的一個(gè)原則。
目的（Purpose）
議程（Agenda）
時(shí)間（Time）
信息（Information）
結(jié)果（Outcomes）
1、會(huì)議的目的（Purpose）。會(huì)議一定要有目的，而且這個(gè)目的應(yīng)該具體。有沒(méi)有想過(guò)，例會(huì)的目的是什么？通過(guò)跟進(jìn)、細(xì)化、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，改進(jìn)，推進(jìn)周度、月度、年度目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)?？傊?，目的應(yīng)該非常明確，不是為了開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì)，是為了達(dá)成目標(biāo)解決實(shí)際問(wèn)題。
2、議程（Agenda）。會(huì)議都有一個(gè)議程，例會(huì)的議程相對(duì)固定，可以提高效率?？梢詠?lái)個(gè)三段論：（1）行動(dòng)計(jì)劃目標(biāo)的完成情況；（2）過(guò)程中好的方面及存在的問(wèn)題，需要改進(jìn)的地方；（3）新的行動(dòng)計(jì)劃和目標(biāo)、責(zé)任人。
3、時(shí)間（Time）。時(shí)間相對(duì)固定下來(lái)，在明確的議程和能達(dá)到目的前提下，要求嚴(yán)格控制時(shí)間。可以在開(kāi)會(huì)之前商定具體完成時(shí)間，以便會(huì)議的高效。
4、信息（Information）。其實(shí)就是會(huì)議的內(nèi)容。會(huì)議內(nèi)容應(yīng)強(qiáng)化目標(biāo)導(dǎo)向性，聚焦在行動(dòng)計(jì)劃、目標(biāo)和完成情況上。讀自己的流水賬，把日常工作都說(shuō)了出來(lái)，這大大地浪費(fèi)了時(shí)間。
5、結(jié)果（Outcomes）。會(huì)議要有結(jié)果，并不僅僅指記錄員寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要，而是指會(huì)議上制定的行動(dòng)計(jì)劃如何落實(shí)，目標(biāo)和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)是什么？責(zé)任人是誰(shuí)？資源保障是什么？總之是為了落地。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，為下一步的改進(jìn)提供基礎(chǔ)。
這五條原則，其中蘊(yùn)含著PDCA的管理閉環(huán)過(guò)程，如果都做到了，就會(huì)使各項(xiàng)工作不斷得到改進(jìn)和提升。
